Centro de Ayuda

Mi Primer Factura Electrónica

En esta guía aprenderemos cómo realizar nuestra primer factura electrónica en la plataforma j4Pro

Pasos para realizar mi primer factura electrónica:

  1. Ir al módulo de facturas de venta.
    1. Clic en Ingresos
    2. Clic en factura de venta.Menú Lateral - Izquierdo - Ingresos - Factura de Venta
  2. Después de dar clic el sistema no cargará el módulo de ventas y se ve de la siguiente manera: Formulario de Factura de Venta Electrónica
    1. Consecutivo Actual de Facturación: Si vamos hacer facturas electrónicas es muy importante que el consecutivo diga FE Producción, si nos aparece un consecutivo distinto damos clic sobre ese botón y nos cambiamos al consecutivo correcto en la ventana que nos carga la plataforma.
    2. Buscar Cliente: En este campo de texto buscamos el cliente digitando el nombre, nit o teléfono.
    3. Crear Cliente: Si el cliente no existe damo clic en el botón más para crearlo, la plataforma no abrirá la siguiente formulario donde ingresaremos la información de nuestro cliente.Formulario Creación y Edición de Cliente
      1. Todo lo que está resaltado en rojo es obligatorio para que la factura se procese correctamente. Tener en cuenta lo siguiente:
        1. La identificación debe ser sin dígito de verificación, puntos o espacios.
        2. El teléfono es obligatorios, si tu cliente no tiene email puedes colocar el de la misma compañía. En el email si un cliente tiene más de un email para recibir las facturas se debe separar un correo de otro con punto y coma ;.
        3. El País, departamento y ciudad es muy importante señalar correctamente la información y no dejarla vacía.
        4. La dirección es fundamental por que con esta se calcula el código postal.
      2. Por último clic en guardar para crear el cliente.
    4. Editar cliente: Si seleccionamos el cliente con este botón podemos actualizar la información de nuestro cliente.
    5. Fecha de Documento: Recordemos que en factura electrónica no se pueden hacer facturas que tengan mas de 5 días. Que quiere decir esto, si hoy estamos a 15 de enero la fecha mas hacia atras que puedo hacer una factura es el 10 de enero, si la hacemos en una fecha mas anterior a 5 días la DIAN la rechazará.
    6. Vendedor: Es la persona que inició sesión en la plataforma, se puede cambiar si se quiere asignar esta venta a otra persona simplemente dando clic y seleccionado otro.
    7. Agregar productos a la venta: En estas filas agregamos los productos que queremos vender en la columna Articulo buscamos el producto. Podemos buscarlo por código de barras, referencia o cualquier coincidencia de nombre. En la columna Descripción  podremos agregar o modificar la descripción del producto, Precio Unitario es el precio del producto antes de impuestos, Cantidad son la cantidad de unidades o de la tipo de unidad de medidas que vamos a vender, Desc es el porcentaje descuento o la rebaja en dinero que le vamos hacer a la factura de venta y Impuestos es el porcentaje que el producto aumentara según su configuración fiscal IVA (19%), Impoconsumo (8%).
    8. Agregar líneas: Si necesitamos agregar mas líneas de producto a nuestra factura o si no hay líneas de producto en el formulario de venta con este botón agregaremos una.
    9. Nota: Si queremos agregar una observación a la factura como el número de pedido o remisión o datos adicionales como características, etc. Cualquier información relevante que queremos que salga en la factura.
    10. Agregar retenciones: Si nuestra factura tiene retenciones presionamos clic en este botón para agregarlas. Por ejemplo retención en la fuente o rte iva, retención estampilla, reteica, etc.
    11. Realizar factura: Para terminar la factura, damos clic en el botón amarillo realizar factura, este nos abrirá o cargará una ventana con cada uno de los medios de pago como un cliente no puede pagar o para indicar si esa crédito.Medios de Pago Factura
      1. Por defecto el sistema pre selecciona como medio de pago crédito, si requerimos cambiar el medio de pago damos clic en el botón Efectivo, Tarjeta, T. Crédito (tarjeta de crédito) o Transferencia.
      2. Número de días: Si seleccionamos como medio de pago crédito podemos cambiar los días a los que se realizar el crédito o cartera, también podemos cambiar la fecha de pago y nos calculará los días del crédito.
      3. Impresión: Es el tipo de impresión como queremos que se genere la factura si carta o tirilla, para factura electrónica se recomienda carta.
      4. Bodega: De esa bodega la plataforma descargara el inventario al momento de realizar la venta.
      5. Confirmar: Con este botón guardamos la venta acá aún no se ha generado electrónicamente. En la siguiente ventana que nos cargará después de guardar es que procesaremos la factura electrónica.
    12. Procesar y Enviar Factura Electrónica DIAN:
      1. Factura Electrónica Sin Procesar: Una vez guardada la factura de venta no cargará la siguiente ventana donde nos mostrará el detalle e información de la factura y acá es donde procesaremos la factura electrónica y enviaremos a la DIAN y el cliente.
        1. Estado de la factura: Pendiente x Pagar significa que la factura fue hecha a crédito y aún no se le han asociado pagos o recibos de caja que la cancelen.
        2. Enviar Factura Electrónica: Al presionar en este botón la plataforma enviará la factura de venta a la dian y una vez validada por la entidad fiscal, enviará una copia de esta al cliente.
        3. Mensaje estado factura electrónica: En esta sección nos aparecerá las notificaciones de factura electrónica, si fue exitosa, si tuvo errores o si esta pendiente por emitir como es el caso de este ejemplo. Pendiente por emitir significa que se realizó la factura de venta pero que no se ha dado clic en el botón Enviar Factura Electrónica.Factura Electrónica Sin Procesar
      2. Para procesar la factura electrónica y enviarla a la DIAN y al cliente, damos clic en el botón Enviar Factura Electrónica. Enviar Factura Electrónica
      3. Si todo salió bien debería aparecer la siguiente información en esa misma ventana.Factura Electrónica Procesada
        1. Si la factura electrónica se proceso correctamente en este apartado encontraremos una notificación indicando que la factura de venta ya es una factura electrónica. También veremos el CUFE (Código Único de Factura Electrónica). Imprimir Factura: Nos generará la representación gráfica para la impresión de una factura para nuestros clientes y se vería de la siguiente manera.Representación Gráfica Factura ElectrónicaEstas son las características de una factura electrónica impresa o su representación gráfica.
          1. Consecutivo de Factura Electrónica.
          2. Fecha de Emisión Electrónico: Es cuando en la dian válido el documento de venta y lo convirtió en factura electrónica.
          3. Resolución de la numeración de facturación electrónica.
          4. Tipo de moneda de la factura electrónica.
          5. QR: Si se escanea este código con un dispositivo móvil deberíamos ver la misma información que esta impresa o en pantalla.
          6. CUFE: Es código único de factura electrónica que garantiza que esta factura es única e irrepetible.
        2. Con estos dos botones verificamos si la factura genero el XML y nos mostrará el comprobante que se almaceno en la DIAN.
          1. Descargar XML es la factura electrónica que se le envió a la DIAN es un archivo especial que entienden los servicios de la entidad.
          2. Ver Documento DIAN si damos clic en este botón nos llevará al portal de la DIAN y veremos el comprobante que la DIAN almacenar y tiene la factura. Se ve de la siguiente manera.Comprobante Factura Electrónica DIAN
De esta manera hemos generado nuestra primer factura electrónica y hemos comprobado que ha llegado correctamente a la DIAN y a nuestros clientes. Es un proceso fácil y sencillo gracias a la plataforma j4Pro.

Realizar Nota Crédito Electrónica

En esta guía aprenderemos a generar las notas créditos de las facturas electrónicas realizadas en la plataforma j4Pro. Recordemos que las notas crédito hace devolución de unidades del inventario, modifica el valor de la factura y devuelve impuestos.

Pasos para procesar electrónicamente notas créditos:

  1. Ir al módulo de Informes.
    1. Clic en el menú lateral izquierdo informes.
    2. Clic en el informe buscar documento x número.Menú Lateral Izquierdo - Informes - Buscar Documento x Numero
  2. En este formulario buscaremos la factura a la cual le aplicaremos la nota crédito.Formulario Buscar Documento x Numero
    1. Tipo de Documento: Seleccionamos Factura.
    2. Número: Es el consecutivo de la factura a la cual le aplicaremos la nota crédito. Se debe colocar el prefijo + el número de la factura. Por ejemplo FVE210.
    3. Consultar: Clic en el botón consultar para cargar la factura de venta.
  3. Una vez damos clic en el botón consultar, la plataforma j4Pro carga los detalles de la factura donde realizaremos la nota crédito.Detalle Factura Electrónica
    1. Clic en la pestaña Nota Crédito / Descuento Pronto Pago
    2. Clic en el botón Nota Crédito / Descuento Pronto Pago.
  4. En esta pantalla seleccionamos Ninguna para continuar.Tipo de Nota Crédito
  5. Acá escogemos el producto o servicios al cual le aplicaremos la nota crédito y la cantidad.Formulario Nota Crédito
    1. Bodega: Si nuestro producto maneja inventario escogemos a que bodega queremos que haga la devolución de inventario por el contrario dejamos la bodega por defecto.
    2. Fecha Documento: Fecha en la que se realizará la nota crédito recuerda que esta no puede ser superior a un mes.
    3. Nota / Observación: Información adicional que deseemos agregar a la nota crédito.
    4. Agregar Producto: Para seleccionar un producto para la nota crédito presionamos el botón con el icono del mas.
    5. Cantidad: Las existencias que vamos a devolver al inventario si es un servicio serían la cantidad en su unidad de medida. Si no queremos devolver existencias si no dinero debemos configurar el producto para que sus notas crédito no sea por existencias, si no por valor.
    6. Guardar: Por último clic en guardar para crear la nota crédito.Mensaje Confirmación Nota Crédito
  6. Una vez creada la nota crédito se nos abrirá otra pantalla para procesarla electrónica y se ve de la siguiente manera.Nota Crédito Sin Procesar
    1. Estado de la nota crédito: Cuando no e ha procesado la nota crédito, esta en estado Pendiente Por Emitir.
    2. Enviar Nota Crédito Electrónica: Si presionamos este botón la plataforma enviará la nota crédito a la DIAN para su validación y una vez procesada por la entidad se enviará copia al email de manera automáticamente. Después de dar clic en enviar confirmamos el envió a la DIAN.
  7. Si la nota crédito se procesó correctamente veremos información adicional en la pantalla relacionado con el CUDE, CUFE y comprobantes de la DIAN.Nota Crédito Procesada
    1. Información sobre el CUFE o Factura de Venta que esta modificando.
    2. Estatus de la nota crédito que paso de pendiente por emitir a Nota Crédito Electrónica y la información de su  CUDE como el estatus en la DIAN.
    3. Botones de verificación de la DIAN:
      1. Descargar XML: Descarga el archivo XML que se envió al cliente y esta en la DIAN.
      2. Ver Documentos DIAN: Es un comprobante de la DIAN que nos notifica que se envió al cliente, se validó y almaceno en los servidores de la entidad.
  8. Por último cerramos todas la ventanas y hemos generado correctamente nuestra nota de crédito electrónica.

De esta manera j4Pro ha procesado sus notas crédito de facturas de forma electrónica en unos sencillos pasos.

Realizar Factura Electrónica

En esta guía aprenderemos cómo realizar nuestra primer factura electrónica en la plataforma j4Pro

Pasos para facturar electrónicamente:

  1. Ir al módulo de facturas de venta. 
    1. Clic en Ingresos
    2. Clic en factura de venta.Menú Lateral - Izquierdo - Ingresos - Factura de Venta
  2. Después de dar clic el sistema no cargará el módulo de ventas y se ve de la siguiente manera: Formulario de Factura de Venta Electrónica
    1. Consecutivo Actual de Facturación: Si vamos hacer facturas electrónicas es muy importante que el consecutivo diga FE Producción, si nos aparece un consecutivo distinto damos clic sobre ese botón y nos cambiamos al consecutivo correcto en la ventana que nos carga la plataforma.
    2. Buscar Cliente: En este campo de texto buscamos el cliente digitando el nombre, nit o teléfono.
    3. Crear Cliente: Si el cliente no existe damo clic en el botón más para crearlo, la plataforma no abrirá la siguiente formulario donde ingresaremos la información de nuestro cliente.Formulario Creación y Edición de Cliente
      1. Todo lo que está resaltado en rojo es obligatorio para que la factura se procese correctamente. Tener en cuenta lo siguiente:
        1. La identificación debe ser sin dígito de verificación, puntos o espacios.
        2. El teléfono es obligatorios, si tu cliente no tiene email puedes colocar el de la misma compañía. En el email si un cliente tiene más de un email para recibir las facturas se debe separar un correo de otro con punto y coma ;.
        3. El País, departamento y ciudad es muy importante señalar correctamente la información y no dejarla vacía.
        4. La dirección es fundamental por que con esta se calcula el código postal.
      2. Por último clic en guardar para crear el cliente.
    4. Editar cliente: Si seleccionamos el cliente con este botón podemos actualizar la información de nuestro cliente.
    5. Fecha de Documento: Recordemos que en factura electrónica no se pueden hacer facturas que tengan mas de 5 días. Que quiere decir esto, si hoy estamos a 15 de enero la fecha mas hacia atras que puedo hacer una factura es el 10 de enero, si la hacemos en una fecha mas anterior a 5 días la DIAN la rechazará.
    6. Vendedor: Es la persona que inició sesión en la plataforma, se puede cambiar si se quiere asignar esta venta a otra persona simplemente dando clic y seleccionado otro.
    7. Agregar productos a la venta: En estas filas agregamos los productos que queremos vender en la columna Articulo buscamos el producto. Podemos buscarlo por código de barras, referencia o cualquier coincidencia de nombre. En la columna Descripción  podremos agregar o modificar la descripción del producto, Precio Unitario es el precio del producto antes de impuestos, Cantidad son la cantidad de unidades o de la tipo de unidad de medidas que vamos a vender, Desc es el porcentaje descuento o la rebaja en dinero que le vamos hacer a la factura de venta y Impuestos es el porcentaje que el producto aumentara según su configuración fiscal IVA (19%), Impoconsumo (8%).
    8. Agregar líneas: Si necesitamos agregar mas líneas de producto a nuestra factura o si no hay líneas de producto en el formulario de venta con este botón agregaremos una.
    9. Nota: Si queremos agregar una observación a la factura como el número de pedido o remisión o datos adicionales como características, etc. Cualquier información relevante que queremos que salga en la factura.
    10. Agregar retenciones: Si nuestra factura tiene retenciones presionamos clic en este botón para agregarlas. Por ejemplo retención en la fuente o rte iva, retención estampilla, reteica, etc.
    11. Realizar factura: Para terminar la factura, damos clic en el botón amarillo realizar factura, este nos abrirá o cargará una ventana con cada uno de los medios de pago como un cliente no puede pagar o para indicar si esa crédito.Medios de Pago Factura
      1. Por defecto el sistema pre selecciona como medio de pago crédito, si requerimos cambiar el medio de pago damos clic en el botón Efectivo, Tarjeta, T. Crédito (tarjeta de crédito) o Transferencia.
      2. Número de días: Si seleccionamos como medio de pago crédito podemos cambiar los días a los que se realizar el crédito o cartera, también podemos cambiar la fecha de pago y nos calculará los días del crédito.
      3. Impresión: Es el tipo de impresión como queremos que se genere la factura si carta o tirilla, para factura electrónica se recomienda carta.
      4. Bodega: De esa bodega la plataforma descargara el inventario al momento de realizar la venta.
      5. Confirmar: Con este botón guardamos la venta acá aún no se ha generado electrónicamente. En la siguiente ventana que nos cargará después de guardar es que procesaremos la factura electrónica.
    12. Procesar y Enviar Factura Electrónica DIAN:
      1. Factura Electrónica Sin Procesar: Una vez guardada la factura de venta no cargará la siguiente ventana donde nos mostrará el detalle e información de la factura y acá es donde procesaremos la factura electrónica y enviaremos a la DIAN y el cliente.
        1. Estado de la factura: Pendiente x Pagar significa que la factura fue hecha a crédito y aún no se le han asociado pagos o recibos de caja que la cancelen.
        2. Enviar Factura Electrónica: Al presionar en este botón la plataforma enviará la factura de venta a la dian y una vez validada por la entidad fiscal, enviará una copia de esta al cliente.
        3. Mensaje estado factura electrónica: En esta sección nos aparecerá las notificaciones de factura electrónica, si fue exitosa, si tuvo errores o si esta pendiente por emitir como es el caso de este ejemplo. Pendiente por emitir significa que se realizó la factura de venta pero que no se ha dado clic en el botón Enviar Factura Electrónica.Factura Electrónica Sin Procesar
      2. Para procesar la factura electrónica y enviarla a la DIAN y al cliente, damos clic en el botón Enviar Factura Electrónica. Enviar Factura Electrónica
      3. Si todo salió bien debería aparecer la siguiente información en esa misma ventana.Factura Electrónica Procesada
        1. Si la factura electrónica se proceso correctamente en este apartado encontraremos una notificación indicando que la factura de venta ya es una factura electrónica. También veremos el CUFE (Código Único de Factura Electrónica). Imprimir Factura: Nos generará la representación gráfica para la impresión de una factura para nuestros clientes y se vería de la siguiente manera.Representación Gráfica Factura ElectrónicaEstas son las características de una factura electrónica impresa o su representación gráfica.
          1. Consecutivo de Factura Electrónica.
          2. Fecha de Emisión Electrónico: Es cuando en la dian válido el documento de venta y lo convirtió en factura electrónica.
          3. Resolución de la numeración de facturación electrónica.
          4. Tipo de moneda de la factura electrónica.
          5. QR: Si se escanea este código con un dispositivo móvil deberíamos ver la misma información que esta impresa o en pantalla.
          6. CUFE: Es código único de factura electrónica que garantiza que esta factura es única e irrepetible.
        2. Con estos dos botones verificamos si la factura genero el XML y nos mostrará el comprobante que se almaceno en la DIAN.
          1. Descargar XML es la factura electrónica que se le envió a la DIAN es un archivo especial que entienden los servicios de la entidad.
          2. Ver Documento DIAN si damos clic en este botón nos llevará al portal de la DIAN y veremos el comprobante que la DIAN almacenar y tiene la factura. Se ve de la siguiente manera.Comprobante Factura Electrónica DIAN

De esta manera hemos generado nuestra primer factura electrónica y hemos comprobado que ha llegado correctamente a la DIAN y a nuestros clientes. Es un proceso fácil y sencillo gracias a la plataforma j4Pro.

Entorno de Pruebas Facturación Electrónica

Iniciar proceso de facturación electrónica en j4Pro es sencillo, lo primero que debemos hacer es crear el entorno de pruebas en nuestra plataforma.

Requisitos:

  1. Si eres contador debes realizar la creación de tu cuenta de la empresa desde j4Pro Contador dando clic en este enlace o asociar nuestro usuario contador a la plataforma j4Pro de nuestro cliente siguiendo este instructivo en este link.
  2. Si somos un negocio nuevo debemos registrarnos en la plataforma j4Pro. Para realizar este proceso damos clic en el siguiente enlace para registramos.
  3. Si ya tenemos nuestra cuenta creada en j4Pro simplemente iniciamos sesión dando clic en este enlace.

Pasos:

    1. Ubicamos en la parte superior de la plataforma el botón pasos como se indica en la imagen.Botón Pasos
    2. Estando en esta pantalla damos clic en el botón iniciar proceso de facturación electrónica.Botón Iniciar Proceso Facturación Electrónica
    3. En esta pantalla observaremos una serie de pasos que seguiremos en el orden que se indica para iniciar nuestro proceso de facturación electrónica.Pantalla Pasos Facturación Electrónica
    4. PASO # 0 – Actualizar Información:
      1. Clic en el botón Actualizar Cuenta.Botón Actualizar Cuenta
      2. Nos abrirá un formulario y en este colocaremos toda la información del RUT de nuestro negocio y clic en el botón guardar.Formulario Actualizar Cuenta
    5. PASO # 1 – Subir Documentos 
      1. Clic en el botón subir documentación.Botón Subir Documentación
      2. En esta pantalla adjuntamos la documentación (RUT actualizado con vigencia menor a 30 días, copia de la cédula del representante legal, cámara de comercio con una vigencia menor a 30 días). El RUT no debe ser una fotocopia, ni una imagen, ni un escaneo. Debe ser el documento en pdf que se descarga de la plataforma de la DIAN y este no debe tener contraseña para su apertura.
        1. Para subir la documentación observamos la columna Documento y en cada fila damos clic en seleccionar archivo y escogemos el documento que nos solicita.Formulario Subir DocumentaciónUna vez seleccionado los archivos que se nos solicita, damos clic en Subir Documentos y esperamos que termine de subir cada archivo. Una vez subidos  todos los documentos a la plataforma se debe ver de esta manera e inclusive se puede descargar de nuevo.Formulario Subir Documentos CargadosPor último clic en el botón regresar que nos llevará a la pantalla de pasos y vemos que el botón actualizar documentos cambio de color blanco a color verde indicando que el paso se realizó con éxito. Y se ve de la siguiente manera.Paso Subir Documentación Aprobado
    6. PASO # 2 – Subir Pantallas DIAN
      1. Clic en el botón subir archivos paso 2.Botón Subir Pantallas DIAN
      2. Generamos las capturas de pantallas copiando y pegando el token de acceso de la dian que envió al correo. Para generar el token de acceso iniciamos sesión en el portal de habilitación de la DIAN.Pantalla Generar Pantallas DIAN
  1. Ir al sitio web https://www.dian.gov.co/ y clic en el botón habilitación.Página DIAN Habilitación
  2. Si nuestro negocio está clasificado como empresa damos clic sobre la opción empresa,   si somos personas naturales clic en personas.Sección Empresa DIANSección Persona DIAN
  3. Si somos personas naturales damos clic en la opción Persona e ingresamos el nit que aparece en nuestro Rut, si somos empresas damos clic en opción Empresa en este formulario ingresamos la cédula del representante legal y nit de nuestra empresa. Botón Empresa Login DIANBotón Login Persona DIAN
  4. La plataforma de la DIAN notificará que envió el acceso a la plataforma de habilitación de factura electrónica al correo electrónico que tiene registrado en Rut de la siguiente manera. Notificación Email Dian
  5. En el correo electrónico encontraremos un mensaje de la DIAN en la bandeja de entrada de la siguiente manera.Mensaje Bandeja Entrada Email
  6. Damos clic al mensaje que nos llegó de la DIAN en la bandeja de entrada. Una vez abierto el email de la DIAN vamos a dar ubicar la palabra acceder y dependiendo del navegador vamos a dar clic derecho copiar enlace.
    1. Google Chrome: Clic Derecho Copiar Dirección Enlace Chrome
    2. Firefox:Clic Derecho Copiar Dirección Enlace Firefox
    3. Internet Explorer: Clic Derecho Copiar Dirección Enlace Internet Explorer
  • Una vez copiado el enlace del email de la DIAN en esta pantalla pegaremos el token y daremos clic en el botón validar token. La plataforma generará automáticamente las capturas de pantallas DIAN
    1. Clic en pegar en el campo Campo Url TokenValidar Token y Generar Capturas de Pantalla
    2. Clic en el botón validar token.
      1. Si la validación del token fue exitosa nos mostrará el siguiente mensaje.Mensaje Validación Token
      2. Si la validación tuvo un error nos mostrará el siguiente mensaje.
    3. Si la validación fue correcta podremos descargar una copia de las pantallas que nos genero la plataforma dando clic en el botón descargar.
  • Por último clic en el botón regresar que nos llevará a la pantalla de pasos y vemos que el botón Subir Pantallas DIAN cambio de color blanco a color verde indicando que el paso se realizó con éxito. Y se ve de la siguiente manera.Paso Subir Pantallas DIAN Aprobado
  • PASO # 3 – Iniciar Proceso
    1. Clic en el botón Iniciar Proceso de Creación de Ambientes de Pruebas.Iniciar Proceso de Pruebas Factura Electrónica
    2. La plataforma nos indicará si deseamos comenzar pruebas de factura electrónica con la plataforma j4Pro e indicamos que si.Notificación Inicio Proceso de Pruebas Factura ElectrónicaDespués de confirmar el inicio de pruebas se nos regresará a la pantalla principal. Ahora el proveedor tecnológico y a j4Pro tienen toda la información necesaria para crear el entorno y configuraciones para tus pruebas frente a la DIANEn la pantalla PASOS observamos que hay una notificación donde le indica que están trabajando en la creación del ambiente de prueba de color naranja y adicionalmente el tercer paso esta de color amarillo así como se señala en la imagen.Estado en Validación
    3. Si j4Pro a través de su proveedor tecnológico EDX Colombia encuentra un error en la documentación enviada o en alguna información que no permita la creación del ambiente de pruebas le notificará en esta misma pantalla PASOS con un letrero en rojo como se muestra en la imagen.Notificación Error Factura Electrónica

Si todo es correcto la plataforma le notificará de esta manera que está listo para realizar pruebas de factura electrónica.Formulario Pasos Estado Correcto Entorno Pruebas Factura ElectrónicaPASO 4- Realizar Pruebas: j4Pro generará automáticamente los documentos electrónicos (facturas, notas débito y crédito) que exige la DIAN para pasar el proceso de pruebas.

Botón Paso 4 Realizar Pruebas

Nota: Si hay errores, notificaciones de proceso o  cualquier novedad en alguno de los pasos en la creación del entorno o ambiente de factura electrónica se notificará via email.

Realizar Nota Débito Electrónica

En esta guía aprenderemos a generar las notas débitos de las notas créditos electrónicas realizadas en la plataforma j4Pro. Recordemos que las notas débito en nuestra plataforma se usan para anular una nota crédito y así restablecer la factura a su información original.

Pasos para generar una nota débito electrónica:

  1. Ir al módulo de Informes.
    1. Clic en el menú lateral izquierdo informes.
    2. Clic en el informe buscar documento x número.Menú Lateral Izquierdo - Informes - Buscar Documento x Numero
  2. En este formulario buscaremos la factura a la cual le aplicaremos la nota crédito.Formulario Buscar Documento x Numero
    1. Tipo de Documento: Seleccionamos Factura.
    2. Número: Es el consecutivo de la factura a la cual le aplicaremos la nota débito. Se debe colocar el prefijo + el número de la factura. Por ejemplo FVE210.
    3. Consultar: Clic en el botón consultar para cargar la factura de venta.
  3. Una vez damos clic en el botón consultar, la plataforma j4Pro carga los detalles de la factura donde realizaremos la nota débito.Detalle Notas Créditos
    1. Clic en la pestaña Nota Crédito / Descuento Pronto Pago
    2. Clic en el botón anular Nota Crédito con el icono menos en rojo.Mensaje Confirmación Anulación Nota CréditoPara confirmar la anulación de la nota crédito y generar la nota débito procedemos a dar clic en el botón SI.
  4. Una vez anulada la nota crédito observamos que hay un nuevo registro con la nota débito por anulación que acabamos de realizar.Detalle Notas Débitos
    1. Para procesar la Nota Débito de manera electrónica damos clic en el icono en e paso 1 en forma carpeta para ver el detalle de la nota débito. Y veremos una pantalla de la siguiente manera.Nota Débito Sin Procesar
      1. Estado de la nota débito: Cuando no se ha procesado la nota débito, esta en estado Pendiente Por Emitir.
      2. Enviar Nota Débito Electrónica: Si presionamos este botón la plataforma enviará la nota débito a la DIAN para su validación y una vez procesada por la entidad se enviará copia al email de manera automáticamente. Después de dar clic en enviar confirmamos el envió a la DIAN.Si la nota débito se procesó correctamente veremos información adicional en la pantalla relacionado con el CUDE, CUFE y comprobantes de la DIAN.Notas Débito Procesadas
        1. Información sobre el CUFE o Factura de Venta que esta modificando.
        2. Estatus de la nota débito que paso de pendiente por emitir a Nota Débito Electrónica y la información de su CUDE como el estatus de la DIAN.
        3. Botones de verificación de la DIAN:
          1. Descargar XML: Descarga el archivo XML que se envió al cliente y esta en la DIAN.
          2. Ver Documentos DIAN: Es un comprobante de la DIAN que nos notifica que se envió al cliente, se validó y almaceno en los servidores de la entidad.
        4. Por último cerramos todas la ventanas y hemos generado correctamente nuestra nota de débito electrónica.

De esta manera j4Pro ha procesado sus notas débito de forma electrónica en unos sencillos pasos.

Procesar Electrónicamente Facturas de Contingencia

En esta guía aprenderemos a procesar electrónicamente las facturas de contingencia que hayamos realizado en la plataforma j4Pro.

Pasos para procesar electrónicamente facturas de contingencia:

  1. Ir al módulo de informes:
    1. Clic en el menú lateral izquierdo Informes.
    2. Gestor de Factura Electrónica.Menú Lateral Izquierdo - Informes - Gestor Factura Electrónica
    3. Informe de Facturas Sin Procesar (Contingencia): En esta pantalla que nos carga veremos todas las facturas de venta que hayamos realizado y no se han procesado de manera electrónica por ejemplo las facturas en modalidad de contingencia.Informe de Facturas Electrónicas Pendientes Por Emitir
      1. Sucursal: Si manejamos varias sucursales acá seleccionaremos de que sucursal procesaremos las facturas electrónicas.
      2. Tipo: Si vamos a procesar facturas o notas créditos.
      3. Estado Documento Electrónica:
        1. Pendientes: Son las facturas que se han realizado pero que no se han procesado electrónicamente.
        2. En Proceso: Son facturas que están pendientes por generarse electrónicamente por la DIAN.
        3. Envío Con Error: Son facturas que se enviaron a la DIAN y no supero 1 o más validaciones y no pudieron generar electrónicamente.
        4. Enviadas: Son todas las facturas que superaron las pruebas de validación, se enviaron al cliente y se convirtieron en documento electrónicos.
      4. Consultar Informe: Este botón nos permite refrescar y actualizar el informe.
      5. Actualizar Cuenta: Al dar clic aquí nos un formulario que nos permitirá actualizar la información jurídica de la empresa.
      6. Importar Facturas: Al dar clic nos llevará a un módulo que nos permitirá subir facturas de ventas desde un archivo de excel.
      7. Ver Detalle: Si damos clic en este botón nos cargará el detalle de la factura.
      8. Tipo de Factura: Si es de contingencia nos aparecerá una leyenda indicando en amarillo que es de contingencia en caso que sea una factura de venta normal no veremos esta frase.
      9. Estado: Es si la factura fue aceptada o rechazada por el cliente, si el cliente no ha hecho ninguna acción aparece Pendiente, si el cliente no la acepta o rechaza después de 72 horas se da como aceptada.
      10. Estatus Legal: Es el estatus que la DIAN da a la factura si no se ha procesado aparecerá el mensaje Sin Estatus Legal.
      11. Proceso: Si no se ha firmado digitalmente la factura aparecerá Sin Proceso.
      12. Enviar Factura Electrónica: Si presionamos este botón enviará individualmente la factura de esa fila a la DIAN para su procesamiento.
    4. j4Pro ha creado un botón para procesar de forma masiva todas las facturas de contingencia y facturas de venta sin procesar electrónicamente.Enviar Factura Electrónica MasivamenteSi damos clic en este botón j4Pro enviaremos a la DIAN todas las facturas que no se han procesado electrónicamente en bloque o en lote.
    5. Si hay un error procesando las facturas electrónicas luego de dar clic en el botón Enviar Factura Electrónica Pendiente la plataforma nos notificará el documento de venta con el error y que hay que corregir.Error Procesando Factura ElectrónicaLa mayoría de errores de factura electrónica son por la información del cliente en este caso indica que el documento del cliente en la factura FVE 210 la identificación no es númerica. La identificación, nit o cedula no puede tener letra, dígito de verificación, espacios o puntos.

    6. Si nos sale una notificación como esta debemos corregir el error en la factura de venta para hacer esto cerramos la ventana del error y vamos a la factura que nos notifico el error.
      Filtrar Factura Electrónica Con ErrorClic en el botón Consultar InformeBotón Consultar Informe
    7. Al refrescar el informe observamos que las facturas de contingencia cambiaron de consecutivo y se le asignaron los de la resolución de facturación electrónica pero sin procesar a la DIAN.Facturas Electrónicas Sin Procesar Pero Con Consecutivo de Factura Electrónica
      1. Observamos que la factura de contingencia CFE 202 paso a tener el consecutivo de factura electrónica 210.
      2. También observamos que algunas facturas de contingencia debido al error no pudieron ser analizadas y conservaron su número de consecutivo.
      3. Como hubo errores antes de enviar las facturas a la DIAN ninguna pudo ser procesado y quedaron sin estatus legal y sin proceso.
    8. Filtrar factura de venta con error:Filtrar Factura Electrónica Con Error
      1. En el cuadro de búsqueda general  colocamos el número de factura con el prefijo. Por ejemplo FVE210.
      2. Clic en el botón Ver Detalle con el icono del ojo y nos cargará la siguiente ventana.Modificar Cliente Factura de VentaClic sobre el nombre del cliente como aparece resaltado en el recuadro rojo y no abrirá el formulario del cliente con su información para su edición.Correción Cliente Edición Factura Electrónica
        1. Modificamos la identificación eliminando el dígito de verificación guión 1 (-1).
        2. Clic en el botón guardar para actualizar los cambios y cerramos la ventana de detalle de factura.
      3. Una vez hecha la corrección en el cliente procedemos a procesar la factura de contingencia o de venta que nos genero el error dando clic en el botón al final de la fila de la factura. Con este símbolo. Enviar Factura Electrónica Individual
      4. Si la factura se procesó de manera electrónica con éxito nos cargará una ventana modal con el detalle de la factura y la información de la DIAN. Factura Electrónica Generada Detalle
        1. La factura cambio su estatus de pendiente a emitir a factura electrónica y el CUFE asignado por la DIAN para identificar la factura.
        2. Se puede descargar el XML de la factura que se generó y se puede ver en el portal de la DIAN el comprobante que indica que fue almacenada y enviada al cliente con éxito.
        3. Cerramos esta ventana y veremos que la factura desapareció de los pendientes, esto se debe a que ya se envió a la DIAN y esta en estado Enviados.Factura Individual Procesada
          1. Si filtramos por el estado de documento pendientes y en búsqueda general colocamos el prefijo y número de factura veremos que no nos aparece la factura.
          2. En el cuadro rojo se evidencia que la factura ya no existe en ese estado.
      5. Una vez corregidos los errores en cada factura o las procesamos individualmente dando clic en el botón procesar individualmente. Enviar Factura Electrónica Individualo clic en el botón enviar factura electrónica pendiente que las procesa todas masivamente.
        Enviar Factura Electrónica Masivamente
      6. Una vez procesadas todas las facturas electrónicas pasaros las siguientes cosas.
        1. Ya están validadas las facturas electrónicas y almacenadas en la DIAN.
        2. Sus clientes recibieron la representación gráfica (factura en pdf) y el XML.
        3. Su estado cambio de pendientes a enviadas.
      7. Cambiamos el estado del informe de Pendientes a Enviadas para ver las facturas procesadas y veremos un informe similar a este. Informe de Facturas Electrónicas Procesadas Con Exito
        1. Sucursal: Si manejamos varias sucursales acá seleccionaremos de que sucursal procesaremos las facturas electrónicas.
        2. Tipo: Si vamos a procesar facturas o notas créditos.
        3. Estado Documento Electrónica:
          1. Pendientes: Son las facturas que se han realizado pero que no se han procesado electrónicamente.
          2. En Proceso: Son facturas que están pendientes por generarse electrónicamente por la DIAN.
          3. Envío Con Error: Son facturas que se enviaron a la DIAN y no supero 1 o más validaciones y no pudieron generar electrónicamente.
          4. Enviadas: Son todas las facturas que superaron las pruebas de validación, se enviaron al cliente y se convirtieron en documento electrónicos.
        4. Rango de Fechas de Consulta: Podremos consultar las facturas electrónicas emitidas y procesadas en un periodo de tiempo, así como las notas crédito.
        5. Exportar a Excel: Se puede generar un archivo con las facturas, notas crédito que se han generado en un periodo de tiempo.
        6. Origen Contingencia
        7. Origen Facturación Normal
        8. Estado: Es si la factura fue aceptada o rechazada por el cliente, si el cliente no ha hecho ninguna acción aparece Pendiente, si el cliente no la acepta o rechaza después de 72 horas se da como aceptada.
        9. Estatus: Si aparece firmado significa que la factura fue firmada digitalmente correctamente.
        10. Estatus Legal: Si aparecen los iconos de la DIAN y el icono del XML significa que podemos descargar el XML que esta almacenado en la DIAN y ver el comprobante que la factura se envió con éxito a los servicios de la entidad.
        11. Proceso: Si nos sale el texto Enviado Con Éxito a la DIAN significa que la factura esta almacenada en las base de datos de la entidad.

De esta manera j4Pro ha procesado sus facturas por contingencia o factura sin emitir de manera masiva y con un solo botón.

Pagar Suscripción j4Pro y Bolsa de Factura Electrónica

Con esta guía aprenderemos a pagar nuestra suscripción a la plataforma de nube j4Pro como adquirir la bolsa de documentos o facturas electrónicas de nuestra empresa.

Pasos:

  1. Iniciar sesión en la plataforma j4Pro (https://app.j4pro.com).
  2. Una vez hayamos ingresado a la plataforma j4Pro nos dirigimos a la barra superior y donde sale el logo, nombre de la empresa y un id damos click ahí.Click Perfil Barra Superior Plataforma j4Pro
  3. Se nos desplegará una serie de opciones e información relevante. Podemos ver los número de días pendientes que nos queda, también el plan actual (demo significa que estamos en los días gratuitos o el plan que actualmente usamos como j4Independiente, j4Standard, j4Pro, j4Plus), también podemos cerrar sesión o crear una empresa nueva como cambiar la contraseña de nuestra cuenta.Click Planes
    1. Clic en el botón Planes
  4. Nos cargará esta sección donde seleccionaremos el tipo de negocio si no se encuentra el nuestro seleccionaremos otros, una vez elegido el tipo de negocio tendremos que dar clic en uno de estos botones Actividad Personal o Servicios / Negocio o Empresa. Si seleccionamos Actividad Personal o Servicios nos mostrará todos los planes comenzando con el plan de $20,000 mil ($192,000 anualidad) pesos mensuales hasta el $130,000 pesos y si seleccionamos Negocio o Empresa nos mostrará sólo a partir del plan de $40,000 pesos mensuales hasta el de $130,000 pesos. Seleccionamos el tipo de negocio para escoger el plan que se acomode a las necesidades de la empresa.Seleccionamos Actividad y Tipo de Negocio
    1. Seleccionamos el sector de nuestra empresa, si no encontramos el sector escogemos Otros.
    2. Click en Actividad Personal o Servicios: Me permite elegir el plan mas economico de j4Pro que es j4Independiente ($20,000 mensual – $192,000 anualidad) o
    3. Click en Negocio o Empresa: Comienza a partir del segundo plan j4Standard ($40,000 mensual – $384,000 anualidad).
  5. Una vez seleccionamos el sector de nuestra empresa y el tipo de pago que vamos a seleccionar, lo siguiente será seleccionar el plan que se ajustan a las necesidades de nuestra empresa.Escoger Plan j4Pro
    1. Una vez seleccionemos el plan que se acomode a nuestra necesidades damos clic en el botón pagar plan como en el ejemplo de la imagen.
  6. En la siguiente ventana configuraremos el tiempo que pagaremos la suscripción y la cantidad de facturas electrónicas que vamos a comprar.Configuración Pago Plan j4Pro
    1. Periodo de Facturación: Seleccionamos el periodo de tiempo que queremos pagar entre más grande sea el periodo de uso, mas descuento tendrá en este caso escogeremos el año a manera de ejemplo que tiene el 20% de descuento incluido.
    2. Validar Cupón: Si tenemos un código de descuento lo ingresamos y damos clic en el botón validar cupón.
    3. Sucursales: Si nuestro negocio va tener mas de una sucursal escogemos la cantidad, cada sucursal duplica el valor del plan por ejemplo una sucursal en j4Independiente cuesta $20,000 pesos mensuales o $192,000 la anualidad, si son 2 se multiplica el valor y costaría $40,000 pesos mensuales o si es anualidad $384,000 mil pesos.
    4. Total Factura Electrónica: En este apartado se escogen la cantidad de documentos electrónicos que vamos a usar, las facturas electrónicas no tienen vencimiento y solo se debe volver adquirir una vez se agoten, se recomienda que compren la cantidad de documentos para un año, entre mas documentos compre mas economico es el precio.
    5. Pagar: Al dar click en este botón se nos abrirá un formulario con la información de la empresa y con esta información generamos la factura con el cobro para su empresa.Información Factura de j4Pro
      1. Clic en guardar para que nos lleve a la pasarela de pago Epayco.
  7. Iremos a la pasarela de pago EPAYCO estando ahí escogemos que medio de pago vamos a usar. Acá escogeremos el medio de pago que mas se acomode a nosotros, recomendamos tres (T. Crédito, PSE, Efectivo).Seleccionar Medio de Pago EPAYCO
    1. Tarjeta de CréditoMedio de Pago T. Crédito
      1. Es muy importante que cuando pague por tarjeta de crédito en este campo colocar el nombre tal y como aparece en el plástico.
      2. Si queremos que la pasarela nos recuerde los datos de la tarjeta de crédito para agilizar los pagos en la segunda ocasión.
      3. Clic en el botón continuar para procesar el pago.
    2. PSE (Cuenta de ahorros y corriente)Medio de Pago PSE
      1. En el caso de PSE es para pagar directamente desde nuestro banco. Tener en cuenta si lo vamos hacer desde una cuenta empresarial debemos colocar el nombre de la empresa y el nit o si es personal los datos personales nuestros.
    3. Efectivo (Efecty, Gana, Baloto, Puntored, Redservi)Medio de Pago Efectivo
      1. Empresa Recaudadora: En esta zona escogemos con que empresa vamos hacer el pago en efectivo en el ejemplo escogí baloto y vemos que cambió de gris al color de la empresa o ya elegimos el más cercano a nosotros.
      2. Datos de pago: Colocamos la información o datos de la persona o empresa que realizará el pago (no necesariamente tiene que ser la misma información de la empresa).
      3. Continuar: Al dar click en este botón se generará el pin de pago para ir a un local de una de estas empresas a pagar.Pin Convenio Medio de Pago
  8. Una vez realizas el pago la plataforma para activar su plan se toma unos 20 minutos, si no ve reflejada la activación por favor cierre sesión y vuelva a iniciar.

Abrir chat
1
¡Hola! 👋
¿Tienes preguntas?
Habla con un asesor experto