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Configuración Consecutivo Contingencia Facturación Electrónica

Aprenderemos a configurar el consecutivo de contingencia de facturación electrónica que generamos en sitio MUISCA de la DIAN en la plataforma j4Pro para la emisión de facturación si se dan los casos de contingencia según la resolución 0030 de abril del 2019 capítulo 9, artículo 12 “Medidas en caso de inconvenientes tecnológicos”, punto 1 “Inconvenientes tecnológicos presentados por parte del facturador electrónico y/o el proveedor tecnológico”.

j4Pro – Software contable y de facturación para pequeñas empresas

Pasos Configuración Consecutivo

  1. Iniciar sesión en la plataforma j4Pro – https://app.j4pro.com. Si no tenemos la cuenta creada por favor clic en este enlace para registrarse.
  2. Una vez dentro de la plataforma j4Pro realizaremos lo siguiente:
    1. Ir al menú lateral izquierdo – clic en la opción configuración.
    2. En configuración clic en la pestaña documentos.
    3. Clic en el botón consecutivo de factura.Configuración Consecutivo
  3. Estando en el módulo de consecutivos de facturas observaremos los consecutivos que tenemos creados en la plataforma y también en este módulo podemos crear nuevos.Módulo Consecutivo
    1. Listado de Consecutivos: Acá veremos los consecutivos que actualmente usamos en la plataforma.
    2. Añadir: Dando clic a este botón crearemos un nuevo consecutivo.
    3. Editar (Icono de Lápiz): Con este botón modificaremos un consecutivo existente.
  4. Si el consecutivo de contingencia no existe, clic en el botón añadir como se indicó en la imagen anterior y nos llevará a este formulario donde colocaremos los datos de la resolución que generamos en la DIAN.Formulario Creación Consecutivo ContingenciaAbrimos el documento pdf con la resolución 1876 de nuestro consecutivo de talonario por contingencia de facturación electrónica y tomamos los datos resaltados en rojo. El primer recuadro en rojo es el número de resolución y el segundo recuadro son los datos de prefijo y numeraciones y llevamos esta información al formulario de creación de consecutivos.Formato 1876
    1. Nombre Consecutivo: TALONARIO POR CONTINGENCIA F.E (Con este nombre identificamos el consecutivo en la plataforma j4Pro)
    2. Prefijo: CFE son las letras iniciales antes del número de la factura por ejemplo Factura Contingencia Electrónica # CFE 1
    3. Número Consecutivo: Es el número desde donde va iniciar la siguiente factura que realizaremos en j4Pro.
    4. Resolución: Es el número del formulario del formato 1876 que generamos y descargamos en un documento pdf de la DIAN.
    5. Rango Inicial y Rango Final: Es el número inicial hasta un número final que nos autorizo la DIAN para realizar facturas.
    6. Fecha Inicio Resolución: Es la fecha cuando generamos el formato 1876 o resolución de contingencia de facturación electrónica.
    7. Es Factura electrónica y Es Factura Contingencia: Se deben marcar estas dos casillas para que la plataforma sepa que son facturas una vez superada la contingencia se deben emitir electrónicamente.
    8. Guardar: Con este botón creamos nuestro consecutivo para su posterior uso en j4Pro.
  5. Una vez creado nuestra numeración de contingencia en el módulo del mismo veremos un nuevo registro con el consecutivo que configuramos de esta manera.Consecutivo j4Pro Creado

Señalar / Escoger Consecutivo Contingencia Facturación Electrónica

  1. Ir al menú lateral izquierdo.
  2. Seleccionamos el modo de facturación:Modo Facturación
    1. Si es una facturación diferente a mostrador clic en la opción Ingresos – Factura de Venta.
    2. Si es una facturación de mostrador o pos clic en la opción Facturación POS.
  3. Una vez en el modo de facturación en el que trabajamos vamos a seleccionar el consecutivo con el que vamos a generar nuestras facturas de venta por contingencia.
    1. En Modo POS:
      1. Clic en el botón que se resalta en la imagen.Consecutivo Modo POS
    2. En Modo Tradicional:
      1. Clic en el botón que se resalta en la imagen.Consecutivo Modo Tradicional
    3. Una vez damos clic en el botón consecutivo se no abrirá la siguiente ventana donde seleccionaremos el consecutivo de talonario contingencia de facturación electrónica.Selección Consecutivo Facturación
    4. Clic en el botón aceptar para confirmar su selección.
  4. Si todo es correcto en el modo de facturación donde estemos trabajando en el botón consecutivo veremos que aparece seleccionado la numeración que escogimos en la ventana anterior.Consecutivo Seleccionado
  5. Con esto la numeración del consecutivo seleccionado en este caso de contingencia de facturación electrónica podremos generar nuestra facturas correctamente.

Activar o Desactivar Redondeo

En j4Pro tenemos la funcionalidad de manejar cifras con decimal o cifras con redondeo por ejemplo:  12.364.63 ó 12.365

Pasos:

  1. Clic en el menú lateral izquierdo >clic en la opción Configuración > clic en la pestaña Empresa>clic en el botón Sucursal.Configuración Inicial
  2. En la pantalla sucursal damos clic en el botón editar sobre la sede que queremos activar o desactivar esta opción.Modificar Sucursal
  3. Buscamos en la parte superior la configuración Dígitos, aquí ingresamos la cantidad de decimales y en la parte inferior buscamos  la configuración Redondear Totales,  marcamos la opción  para activarlo o la desmarcamos para desactivarla.Redondeo
  4. Luego le damos clic en el botón  Guardar y el sistema se actualizara.
Ir Modo Pruebas

Modo Producción y Modo Pruebas

El modo pruebas en j4Pro es un entorno de trabajo que nos permite ver las novedades, mejoras y correcciones.

La versión de producción es la versión oficial y que ha sido probada al detalle para su correcto funcionamiento y se recomienda que se trabaje en la mayoría de ocasiones si no se indica lo contrario.

El modo de pruebas se debe utilizar cuando personal técnico o de ingeniería de nuestra compañía se lo indiquen.

Pasos para pasar del modo producción al modo pruebas:

  1. Clic en el nombre de la compañía, esto se encuentra en el menú superior derecho.Seleccionar Empresa
  2. Estando acá veremos que se desplegan una serie de botones y opciones vamos a dar clic en la que dice Ir Modo Pruebas.Ir Modo Pruebas
  3. Cuando pasemos a modo pruebas veremos que la barra  superior de la plataforma cambio de color paso de azul a color rojo, este cambio de color nos indica que ya no estamos en la versión oficial o de producción.Barrar Superior Modo Pruebas

De esta forma nuestra plataforma queda en modo pruebas con acceso a todas las funcionalidades, mejoras y correcciones mas recientes de la plataforma que aún estan en estado de pruebas y luego de superadas pasaran al modo producción o versión oficial.

Pasar de modo pruebas a modo producción (versión oficial)

  1. Clic en el nombre de la compañía, esto se encuentra en el menú superior derecho.Seleccionar Empresa
  2. Estando acá veremos que se desplegan una serie de botones y opciones vamos a dar clic en la que dice Ir Modo Pruebas.Ir Modo ProducciónAhora veamos el ejemplo en vivo y directo de como hacer este proceso.

Usuarios y empleados

¿Tiene usuarios y empleados en su empresa? ¿necesitas que tengan perfil y permisos restringidos en sus tareas específicas en el software administrativo j4Pro?

Aquí proporcionamos un manual paso a paso para la creación, edición y eliminación de empleados con acceso a la plataforma para la ejecución de tareas.

Es de aclarar que en este manual solo explica la creación de usuarios y empleados, si pretende también asignar o retirar permisos a esos empleados, lo debe hacer con el manual “asignación de permisos” dando clic aquí.

Para creación de usuario y empleados  en j4Pro es muy fácil:

Clic menú lateral izquierdo > “Configuración”, te aparecerá una página con diferentes opciones de botones, uno de ellos se llama “empleados“,  allí debes dar clic y mostrará una pantalla con la lista de empleados, sus datos y las siguientes opciones:

Lista de usuarios y empleados

  1. Añadir: Desde aquí podemos añadir nuevos empleados
  2. Cerrarle sesión a todos los empleados: Esta opción es muy útil cuando necesitamos desconectar a todos los empleados del sistema.
  3. Editar: El botón de lápiz permite editar datos del empleado
  4. Actualizar: Esta opción es para actualizar el email y número celular del empleado, los cuales son datos indispensables para el loguin del empleado
  5. Permite cerrar la sesión únicamente de ese empleado

 

Lista de usuarios y empleados

Imagen 1

Creación de usuarios y empleados

En la imagen 1  mencionábamos en el punto 1 el botón para ingresar o crear usuario y empleados, luego de dar clic en ese botón, el sistema despliega un formulario con las siguientes opciones.

  • País: El sistema selecciona por defecto nuestro país actual
  • Nombre: Aquí debemos ingresar nombres y apellidos del empleado
  • Identificación: Ingresamos el número (puede ser combinado con otros caracteres) de identificación del empleado
  • Tipo Usuario: Aquí se tiene dos opciones(Usuario y Mesero), recordemos que j4Pro es un software muy utilizado por restaurantes, por eso en el sistema se puede elegir entre usuario (es el utilizado por cualquier tipo de empresa o negocio) que tiene acceso a todo y solo se le puede restringir desde los permisos de usuario y mesero que únicamente tiene acceso a hacer pedidos desde las mesas en el módulo restaurantes.
  • Número de Celular / Correo electrónico: Como su nombre lo dice, este campo se puede llenar con número de celular o con el e-mail, pero es muy importante que elija el que el empleado recuerde más fácil porque será su usuario al memento de loguearse.
  • Contraseña: Esta puede ser cambiada por el empleado luego.

Formulario registro de usuarios y empleado

Imagen 2

 

Editar usuarios y empleados

Como muestra el punto 3 de la imagen 1, es posible editar información de los empleados. El sistema muestra las siguientes opciones.

  • Identificación: Aquí se puede cambiar la identificación del empleado
  • Nombre: Campos para cambiar los nombres y apellidos del empleado
  • Tipo lista de precio: Elegimos la lista de precio que le queremos asignar al empleado.
  • Sucursal: Elegimos la sucursal que le vamos a asignar al empleado
  • Bodega: Elegimos la bodega que le queremos asignar al empleado
  • Clave Caja: Cuando no queremos que un empleado haga cierres de caja sin autorización. También cuando no queremos que un empleados retire ítem de un pedido, por ejemplo no permitir a un mesero retirar ítem de un pedido desde la tablet o celular.
  • Tipo usuario: Aquí podemos cambiar el tipo de usuario.
  • Maneja comisión: En este campo le decimos al sistema si este empleado maneja comisión por venta o no. En caso de ser SÍ inmediatamente podremos digitar el valor de la comisión en porcentaje(%).
  • Calcular comisión sobre: Aquí le indicamos al sistema si la comisión será sobre cada factura que emita el empleado o sobre el recado de cartera.
  • De qué valor calculo la comisión: Indicamos si se le dará comisión al empleado antes o después de impuestos
  • Registro de facturas: Nuestro sistema contable y de facturación  j4Pro tiene dos ambientes: uno es para negocios que hacen facturación rápida con pantallas tipo POS y el otro es facturación tradicional. En este punto se puede elegir alguno de estos dos ambientes para nuestro empleado.

 

Formulario para editar usuarios y empleados

Imagen 3

 

Actualizar datos

el punto 4 de la imagen 1 nos da la opción de actualizar los datos del empleado que son los siguientes:

¿Actualizar? ¿acaso en el punto anterior no editamos y es lo mismo ? NO, en la edición es para datos básico del empleado, mientras la actualización es para tres datos(celular, email y país) cruciales en el logueo del empleado, por eso lo creamos separados.

  • E-mail: Es el correo electrónico del empleado, será utilizado para que el empleado se loguee en el sistema en caso de no tener número celular, pero es opcional en caso de que el empleado SÍ registró número celular.
  • País: j4Pro es un sistema muy utilizado por todo el mundo, por esto es muy importante especificar el origen del país del número celular.
  • Celular/Móvil: Es obligatorio en caso de que el empleado no registre E-mail, ya que este número será el usuario para que se pueda loguear en el sistema

Formlario para actualizar empleados

Imagen 4

Eliminar o inactivar usuario

Esta acción es muy fácil. Damos clic en editar usuario Editar y en la parte que dice Activar/Inactivar damos clic para retirar el check

Eliminar Empleados

Imagen 5

¿cómo ver y recuperar eliminados?

Para recuperar usuarios y empleados eliminados, debes dar clic en la parte superior en la pestaña inactivados, el sistema listará los empleados eliminados.

Pestaña activos inactivos

Imagen 6

 

Luego clic en editar Editar, el sistema muestra un formulario como en la imagen 3, buscamos en la parte inferior la opción Activar/Inactivar, damos clic en el check para activar y listo clic en guardar.

Así queda activo nuevamente nuestro usuario o empleado.

 

Vídeo registro de usuarios y empleados

https://youtu.be/omNLxf-hk6s

Consecutivo de Factura

El consecutivo de factura es indispensable para llevar un control de cada una de las facturas que generamos en nuestras empresas o negocios.

Muchas veces por el reporte fiscal o simplemente para llevar un control de las facturas que estamos generando. Es por esto que el consecutivo de factura se vuelve indispensable en nuestras empresas, especialmente para los negocios que manejan varias cajas. Aquí se tendrían que configurar varios consecutivos: uno por cada caja.

Para crear o administrar un consecutivo de factura vamos al menú lateral izquierdo > “configuración” > “pestaña configuración de documentos” > Clic en el botón “Consecutivo Factura”Menú Lateral Izquierdo - Configuración - Configuración Documentos - Botón Consecutivo Factura

El J4PRO muestra la lista de consecutivos que tenemos creados. El sistema nos crea por defecto uno llamado ” Consecutivo Genérico”, pero en este ejemplo de la imagen vemos tres consecutivos(Online, Caja1, Caja2).

Maestro Consecutivo

Imagen 1

  1. El botón azul del lápiz nos permite editar el consecutivo de factura.
  2. El botón verde nos permite asignar el consecutivo de factura a un cajero o empleado.
  3. Botó para añadir un  nuevo consecutivo de factura. Este se explica más abajo
  4. Nombre que se le asigna al consecutivo de la factura para identificarlo dentro del sistema.

Para añadir un nuevo consecutivo se debe dar clic en el botón añadir como muestra la imagen en el punto 4 y el sistema despliega el siguiente formulario para ingresar el consecutivo.

Formulario Creación / Edición Consecutivo

Imagen 2

  1. Espacio para digitar el nombre del consecutivo de factura
  2. Aquí se digita el prefijo en caso que lo tenga (opcional) y es una letra que saldrá antes del número de la factura.
  3. Número en el que quieres que inicie el consecutivo de facturación o ventas.
  4. Resolución del consecutivo en caso de que se tenga y lo quiera ingresar(opcional) es un texto que exige la administración de impuesto de su país.
  5. Rango inicial y rango final, el número desde el que comienza tu facturación y en rango final es el número en el que termina.
  6. Fecha inicio resolución, es la fecha que según la administración de impuestos de tu país fue autorizado tu consecutivo de facturación, esto es opcional.
  7. Fecha fin resolución, es la fecha que se vence tu resolución según la administración de impuestos de tu país. esto es opcional
  8. Dígitos de relleno, es la cantidad de ceros que queremos a la izquierda de nuestro número de factura, esto es opcional.
  9. sucursal a la cual le quiere asignar el consecutivo, puede ser a una o todas.
  10. Fact online, si marcamos esta opción estamos indicando que los números consecutivos se generen siempre en línea, si lo dejamos desmarcado esta opción  si no hay internet  el consecutivo se genera cuando este en línea la plataforma, si donde trabajas la Internet es muy intermitente es mejor dejar desmarcado esto.
  11. Es factura electrónica, esta opción se marca si tenemos todas las condiciones para emitir facturación electrónica.
  12. Activar / inactivar, si desmarcamos esta opción el consecutivo deja de estar disponible para su uso.
  13. Lista de empleados o cajeros a los cuales se les asignó este consecutivo de factura ¿y dónde le asigno un consecutivo a un empleado  o cajero? en la imagen 1, punto 2 explica donde.

Ingresar Símbolo de Moneda

En j4Pro tenemos la funcionalidad de ingresar el símbolo de moneda de tu país.

Pasos:

  1. Clic en el menú lateral izquierdo >clic en la opción Configuración > clic en la pestaña Empresa>clic en el botón Sucursal.Configuración Inicial
  2. En la pantalla sucursal damos clic en el botón editar sobre la sede que queremos ingresar el símbolo de moneda.Modificar Sucursal
  3. Buscamos en la parte superior  la configuración Símbolo Moneda, por ejemplo si estas en Perú ingresas  S/.Símbolo Moneda
  4. Luego le damos clic en el botón  Guardar y el sistema se actualizara.
  5. Cuando vamos a realizar una transacción por ejemplo una factura de venta podemos visualizar nuestra moneda.Cambio Símbolo

Activar AIU

¿Necesitas calcular el AIU (Administración,Imprevisto y Utilidad) en tus servicios?. En j4Pro  es muy fácil calcular el IVA sobre la Utilidad en tus facturas.

Pasos:

  1. Clic en el menú lateral izquierdo >clic en la opción Configuración > clic en la pestaña Empresa >clic en el botón Sucursal.Configuración Inicial
  2. En la pantalla sucursal, le damos clic en el botón editar sobre la sede que queremos activar el AIU.Modificar Sucursal
  3. Buscamos en la parte superior la configuración Impuestos Sobre Utilidad, marcamos la opción para activarlo. 
  4. Luego con el mouse bajamos la página y le damos clic en el botón Guardar  y el sistema se actualizara.
  5. Cuando vamos a realizar la factura tenemos la opción de activar o desactivar el calculo de la utilidad.Activar AIU

Permisos

Sabemos que a tus usuario o empleados debes asignarle permisos para acceder a módulo e información en el sistema administrativo y de facturación j4Pro, por eso creamos esta pantalla donde lo puedes hacer de una forma fácil y rápida. Para asignar o retirar permisos a usuarios y empleados solo debemos seguir estos pocos pasos:

Clic en menú lateral izquierdo > “configuración” > “permisos”

El sistema carga una nueva pestaña con la lista de empleados o usuarios que tenemos registrados. Clic sobre al que necesitamos asignar o eliminar permisos y el sistema carga la lista de que existen actualmente y mostrará los asignados para ese empleados con cajón del check seleccionado  Check Activado
En cambio si el cajón estará vacío Check Inactivo es porque NO tiene dicho permiso .

También tiene una opción en la parte superior para marcar o desmarcar todos también con un simple check.

Después de elegir los cuales queremos eliminar o asignar clic en el botón guardar y listo.

Nota: Es muy importante tener claro que tanto queremos asignar o eliminar a cada empleado ya que de esto depende que tanto puede conocer el de sus datos como costos de inventario, productos, ganancia, proveedores, clientes y muchos más.
En cambio si tiene pocos o muy limitado acceso puede que su trabajo se vea afectado y poco fluido.
Es por esto que recomendamos tener muy claro el perfil y donde puede acceder cada empleado antes de asignar o eliminar permisos.

Vídeo Administración de permisos

https://youtu.be/g3x1oVwTJqc

Configuración de Impresión

En J4PRO es posible imprimir tamaño: carta, media carta y tirilla POS. Todos estos formatos se  puede personalizar o configurar con los datos de su empresa o negocio en el encabezado y pie de página tanto para la factura de venta como para remisiones con una simple Configuración de Impresión que se explica a continuación:

Clic menú lateral izquierdo > “Configuración” clic en la pestaña “Configurar Documentos” y clic en el botón “Configurar Impresión“.

Menú Lateral Izquierdo Configuración - Pestaña Empresa - Botón Configurar Impresión

El sistema muestra unos campos para configurar la impresión de la factura y campos para configurar la impresión de la remisión.

NOTA: Para explicar este manual tendríamos 3 imágenes:

  • La imagen 1 será el formulario donde se editan los datos
  • La imagen 2 será para los que imprimen en factura tamaño carta y media.En esta imagen se podrá visualizar los cambios que se hacen en la imagen 1
  • La imagen 3 será para los que imprimen en factura POS o tirilla. En esta imagen se podrá visualizar los cambios que se hacen en la imagen 1

Empezamos:

  1. Número de documento o factura: Aquí es donde editamos el texto que le anteceden a el número del documento.
  2. Encabezado: Editamos el encabezado de nuestro documento o factura. Es posible ingresar todos los datos que consideremos necesarios de nuestra empresa o negocio, además se pueden resaltar con negrita, cursiva, líneas decorativas y mucho más que ya conocemos desde Microsoft Word para editar textos.
  3. Pie de Página: Ingreso de texto para el pie de página del documento o factura. Aquí normalmente se ingresa un texto secundario al encabeza; como por ejemplo horarios de atención, números bancarios para recibir consignaciones, etc.

Imagen 1

Configuración de impresión

 

Imagen 2

Factura tamaño carta

 

Imagen 3

Factura de tirilla

 

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