Centro de Ayuda

Actualizar Información Empresa

El objetivo de la actualización de la cuenta es suministrar la información  que se requiere para la generación de la facturación electrónica así mismo para que nuestro equipo realice las facturas por el uso de j4Pro , es muy importante que la información suministrada en este formulario sea real.

Pasos:

  1. En la parte superior de la página da le clic en el botón pasos. Actualizar Cuenta
  2. En el paso 2: Actualizar Información Empresa se le de clic.

Paso 2

Tipo Persona: escoge si eres persona natural o persona jurídica.

Razón Social: ingresa el nombre de tu negocio o empresa. 

Régimen: escoge el régimen tributario que eres: simplificado, común, gran contribuyente u otros.

Tipo Identificación: escoge el tipo de identificación.

Identificación: ingresa el número de su identificación

Ingresa en cada casilla la siguiente información:  Primer nombre/ Segundo Nombre/Primer Apellido y Segundo Apellido.

Escoge tu País, Departamento/Provincia/Estado, Ciudad.

Ingresa tu Dirección, Móvil y email  y dale click en el botón guardar .

Validar Perfil

facturar POS

Sabemos que lo más importante son los clientes pero si estos no nos compran, no tenemos nada. Por eso en j4Pro tenemos una pantalla para facturar POS y asi atender nuestros clientes de una forma más rápida.
Este tipo de pantalla POS es idea para los negocios que tienen cajas y puntos de venta. Pero si tu empresa es de servicio te recomendamos la facturación tradicional. Ver el manual aquí.

En el caso de  facturar o vender POS con J4Pro es muy sencillo.

Existen 3 formas para realizar facturar POS:

Una vez que ingresamos en la plataforma, nos ubicamos en el menú izquierdo y damos clic en el botón POS

A continuación nos encontramos con la siguiente pantalla para facturar POS

Como facturar

  1. La primer forma para empezar a facturar POS es utilizando el icono Buscador y digitando en la barra “Búsqueda General” el nombre del producto que se quiere vender
      Facturación
  2. La segunda forma, y muy utilizado en pantallas táctiles es dar clic directamente al producto que se encuentra en listado o seleccionando  la categoría y luego escogiendo el producto.Como facturar
  3. La última forma que podemos usar para facturar es utilizando el Código de barras que se encuentra ubicado al lado del ícono del buscador. Con esta forma simplemente pasamos el producto por el escaneador de código de barras.
    Como facturar

Al utilizar cualquiera de las 3 formas para facturar mencionadas anteriormente, se nos irán agregando en la parte derecha de la pantalla los productos seleccionados, los cuales nos mostrarán los siguientes detalles:

  • Podemos asignarle la venta de los productos al cliente si lo tenemos agregado en nuestra libreta de contactos, en caso contrario podemos agregar ese contacto dando clic en el botón
  • Fecha de la radicación de la venta
  • Lista de Precios: Aca podemos asignarle la opción de Vendedor con la comisión que hayamos asignado para el y Lista Cliente
  • Nombre del producto, cantidad asignada a ese producto y nos mostrará el precio especifico para esa cantidad
  • Opción de aumentar o disminuir manualmente las cantidades del producto
  • Nos mostrará el precio con Impuestos, Descuentos, Subtotal
  • Posibilidad de agregar alguna nota
  • Total de la factura y el botón para realizarla

Después de efectuar la la venta, nos aparecerá una ventana emergente donde podemos seleccionar el medio de pago:

  • Efectivo
  • Tarjeta Débito
  • Tarjeta de Crédito
  • Transferencia Bancaria

También nos mostrará las casillas con el dinero entregado, el valor de la devuelta y el valor total.

Adicional, se pueden seleccionar opciones como asociar esa venta a uno de nuestros Bancos ya antes creados y configurados, aplicar el centro de costos, seleccionar la bodega ( donde se encuentran alojados los productos vendidos).

Ya cuando tengamos aprobada la venta procedemos a seleccionar el tipo de impresión, bien sea en formato tirilla o formato carta y podemos enviar esa misma factura al correo electrónico del cliente si así lo desea.

¡Y listo!, así de fácil es facturar con j4Pro

VÍDEO QUE ENSEÑA COMO FACTURAR POS

Configuración de Impresión

En J4PRO es posible imprimir tamaño: carta, media carta y tirilla POS. Todos estos formatos se  puede personalizar o configurar con los datos de su empresa o negocio en el encabezado y pie de página tanto para la factura de venta como para remisiones con una simple Configuración de Impresión que se explica a continuación:

Clic menú lateral izquierdo > “Configuración” clic en la pestaña “Configurar Documentos” y clic en el botón “Configurar Impresión“.

Menú Lateral Izquierdo Configuración - Pestaña Empresa - Botón Configurar Impresión

El sistema muestra unos campos para configurar la impresión de la factura y campos para configurar la impresión de la remisión.

NOTA: Para explicar este manual tendríamos 3 imágenes:

  • La imagen 1 será el formulario donde se editan los datos
  • La imagen 2 será para los que imprimen en factura tamaño carta y media.En esta imagen se podrá visualizar los cambios que se hacen en la imagen 1
  • La imagen 3 será para los que imprimen en factura POS o tirilla. En esta imagen se podrá visualizar los cambios que se hacen en la imagen 1

Empezamos:

  1. Número de documento o factura: Aquí es donde editamos el texto que le anteceden a el número del documento.
  2. Encabezado: Editamos el encabezado de nuestro documento o factura. Es posible ingresar todos los datos que consideremos necesarios de nuestra empresa o negocio, además se pueden resaltar con negrita, cursiva, líneas decorativas y mucho más que ya conocemos desde Microsoft Word para editar textos.
  3. Pie de Página: Ingreso de texto para el pie de página del documento o factura. Aquí normalmente se ingresa un texto secundario al encabeza; como por ejemplo horarios de atención, números bancarios para recibir consignaciones, etc.

Imagen 1

Configuración de impresión

 

Imagen 2

Factura tamaño carta

 

Imagen 3

Factura de tirilla

 

Subir Logo de Negocio en j4Pro

En j4Pro  es posible imprimir el logo de su negocio en sus facturas ya sean en tamaño carta,media carta o  en tirilla POS ademas en otros documentos como comprobantes de egreso, recibos de caja e informes.

Pasos:

  1. En la parte superior de la página da le clic en el botón pasos.Pasos
  2. En el paso 1: subir o actualizar logo. Le das clic en la figura para subir la imagen desde su ordenador. Paso: 1
  3. Buscas la imagen y le das clic en abrir.Subir imagen
  4. Cuando cargue la imagen le damos clic en actualizar imagen.Actualizar imagen
  5. El programa actualiza y puedes ver tu logo en la parte superior derecha de la página.Logo actualizado

 

 

 

Crear productos o servicios

1. Entendiendo El Módulo de Productos

Los productos o servicios es el insumo principal para la operación de una compañía, ya que sin ellos las ventas no son posibles, por lo tanto traemos a continuación un gran manual paso a paso tanto en texto como en vídeo para crear productos o servicios.

¿Cuándo debo crear producto y cuándo servicios? Los productos son objetos tangibles que vendo en mi negocio y se almacenan en el inventario, normalmente son de negocios con un punto de venta POS. En cambio los servicios  son intangibles  y por tanto no se almacenan en inventario, normalmente son de empresas de servicios.

Para crear productos o servicios en J4PRO es muy fácil.

Dar clic en el menú lateral izquierdo > “Productos” > “Artículos”, la plataforma cargara el listado de artículos o servicios que usted tiene actualmente, si es la primera vez que esta usando la plataforma podrá observar por defecto creado 5 articulos o productos los cuales recomendamos no desactivar. Vamos a explicar brevemente que son estos productos por defecto y su utilidad.

 

  1. Servicio: Este producto es muy útil cuando somos independientes o queremos vender un producto que no es permanente en mi inventario, debido a que la descripción del mismo se puede modificar varias veces para su re utilización, al ser del tipo servicio no maneja inventario y no te tienes que preocuparte por las existencias.
  2. Bolsa: Este producto para nuestros usuario en Colombia ya que es para el manejo del impuesto a la bolsa que exige el estado Colombiano a los establecimientos que venden mercancía y donde se exige el cobro de un valor por una bolsa.
  3. Más Administración
  4. Mas Improvistos
  5. Mas Utilidad: Los productos señalados en la imagen 3, 4 y 5 son usados por empresas que maneja impuestos sobre la utilidad, tales empresas son constructoras o contratistas, empresas de seguridad privada, etc.

2. Entorno del Producto

Después de conocer la utilidad y como podemos usar estos productos que crea la plataforma al registrarnos, ahora vamos a conocer el entorno del módulo para crear productos o servicios

 

      1. Añadir Productos: Este botón nos lleva al formulario de creación de productos.
      2. Ingredientes: Este botón nos lleva al módulo de ingredientes (insumos) / compuestos. Este módulo es muy usado por restaurantes para los ingredientes de los platos o si en nuestro negocio tenemos productos que se compone de otros(ingredientes).
      3. Importar Productos: Cuando vamos queremos cear productos o servicios y ya los tenemos en un Excel, es posible subirlos a J4PRO, este botón nos lleva al módulo de importación de productos, donde podemos a partir de una plantilla de Excel para subir todos nuestros productos a la plataforma, estos es útil si estamos migrando de otros sistemas o si tenemos nuestros listados de producto y queremos evitar crearlos uno a uno.
      4. Actualizar Masivamente Productos: Este botón nos lleva al módulo de actualización de productos desde Excel, donde podemos a partir de una plantilla que genera la plataforma con todos nuestros productos existentes podemos cambiar varias configuraciones de muchos productos al mismo tiempo. Por ejemplo si quiero actualizar los costos, o los precios de venta, si quiero cambiar nombre o desactivar productos.
      5. Sincronizar: Al dar clic en este botón le decimos a la plataforma J4PRO que nos actualice el listado de productos (nombres, precios, costos, existencias) que tengo en mi equipo con el que esta en la nube.
      6. Productos Precargados: Este botón nos abre una ventana donde J4PRO nos provee una lista de productos de ejemplo por industria. Podemos cargar estos productos para empezar a trabajar sin necesidad de crearlos, estos productos son lo mas comunes y utilizados por cada industria.
      7. Actualización Costos producto: Al dar clic en este botón la plataforma J4PRO calculara el costo de sus productos con base a sus ventas y compras, en el caso de que no tenga ventas, ni compras el costo que la plataforma tomara para sus productos es el precio de compra.
      8. Al dar clic en este botón la plataforma J4PRO sincronizará las existencias de su equipo o dispositivo con las que se han registrado en nuestra nube.
      9. Pestaña Activos: Se encuentran todos nuestros productos y/o servicios que usamos en la plataforma J4PRO para operar.
      10. Pestaña Inactivos: Se encuentran los productos que  hemos desactivado para su uso.
      11. Exportar a Excel: Al dar clic en este botón la plataforma J4PRO generará un archivo de excel con el listado de sus productos.
      12. Imprimir: Al dar clic en este botón el sistema generara un listado imprimible con todos sus productos.

    3. Cómo crear productos o servicios

    Ya conocemos el entorno del módulo crear productos oservicios, ahora si vamos a crear nuestro primer producto y/o servicio y los pasos son los siguientes.

      • Clic en el menú lateral izquierdo > “Productos” > “Artículos”
    Ruta Menú Productos

    Ruta Menú Productos

      •  Clic en el botón añadir producto

      • En este formulario que nos cargó después de dar clic en añadir producto ingresamos la información del producto:

            1. Asociar imagen a producto: Dando clic sobre la figura el sistema nos permitirá asociar una imagen a nuestros productos.
            2. Código de barras (EAN): Si nuestro producto maneja código de barras, en esta caja de texto escribimos el número que tiene, para facilidad se recomienda apuntar la pistola o escaner de código de barras al producto y estar sobre esta casilla para que el dispositivo lo escriba automáticamente.
            3. Referencia o “Sku”: La referencia es un código interno que podemos asignar a nuestros productos para buscar más rápidamente, por ejemplo si no manejamos código de barras podemos inventarnos códigos de referencia con número o letras o combinación de ambas para encontrar los productos más rápido. Si yo tengo varios producto que se llaman por ejemplo CADENA pero lo único que varía es una característica podría tener una referencia 1001, 1002 y 1003 que permite diferenciar los distintos tipos de cadena o si son nombres muy largos me es más fácil digitar un código corto que un nombre muy largo y me agiliza el registro de la venta o compra en la  plataforma J4PRO.
            4. Categoría: Las categorías son las clasificaciones que le damos a nuestros productos o servicios. Por ejemplo si yo fuera un supermercado, clasificaría mis productos según las secciones físicas de mi supermercado. Ejemplo las frutas y verduras en esta asociaría todos los productos de este tipo o la categoría lácteos como leche, yogur, etc. Si al buscar no hay categorías creadas puedes crear una dando clic sobre el botón mas y creamos la que necesitamos.

              Después de dar clic simplemente colocamos el nombre de la categoría y verificamos que el campo activo este marcado.
            5. Nombre(*): Nombre del producto.
            6. Tipo de Medida: En este campo se escoge como se mide o vende el producto, por ejemplo la carne se vende por kilos o si es algo liquido por litros o mililitros o si es un producto ya transformado por unidades. Se recomienda que la unidad de medida sea la misma que se usa para comprarlos por ejemplo si usted vende en gramos debe comprar en gramos, la plataforma no hace transformaciones automáticas de unidades de medida, por ejemplo de convertir de kilos a gramos. Para crearlo el proceso es similar al de los demás, si la unidad de medida que necesita no esta  en el listado, clic en el botón mas.
              En esta ventana ponemos el nombre de la unidad de medida nueva, en el tipo escribimos si es de tiempo o de peso, en descripción podemos poner una breve explicación y por último marcamos la casilla activar y clic en guardar.
            7. Centro de Costo: Los centros de costos se usan para clasificar las ventas de la empresas por departamentos,  por ejemplo si yo vendo productos y servicios, yo podría crear un centro de costo llamado servicios y asociar todos mi productos de este tipo acá y otro llamado almacén para los artículos que venda que manejen inventario y así podría ver discriminadas mis ventas por servicios y por almacén. Para crearlo el proceso es similar al de los demás, si el centro de costo que necesitamos no esta  en el listado, clic en el botón mas.
            8. Marca: El campo de marca se usa si quisiéramos identificar comercialmente este producto, un ejemplo pueden ser las gaseosas, yo puedo tener varias del  mismo sabor pero comercialmente se diferencia por su marca, el ejemplo concreto serían las bebidas de cola unas son de marca coca – cola y otras de pepsi, en este caso yo crearía dos marcas pesi y coca – cola. Para crearlo el proceso es similar al de los demás, si la marca que necesitamos no esta  en el listado, clic en el botón mas.

              En esta ventana ponemos el nombre de la marca y por último marcamos la casilla activar y clic en guardar.

            9. Impuestos: En este campo se escoge el porcentaje de impuesto que se va cobrar de un producto al momento de venderlo, por defecto la plataforma tiene unos ya creados, si al desplegar la lista no encuentras el impuesto que maneja tu producto, por favor da clic en el botón mas para crear uno.En esta ventana ponemos el nombre del impuesto, el valor, si es un impuesto en porcentaje o valor (dinero), podemos agregar una descripción en nota, marcamos la casilla activar y por último clic en guardar.
            10. Precio de Compra(*): Es el costo de nuestro producto o el precio a como nuestro proveedor nos lo vende, lo puedes poner antes o después de impuestos, el valor que coloques ahí debe ser el que usas para calcular la utilidad. Si no sabes muy bien el costo de producto puedes poner cero.
            11. % Utilidad: Acá colocas el porcentaje de ganancia (utilidad) que deseas ganar de un producto, si lo colocas el sistema automáticamente te calculara el precio de venta, si no  sabes cual es tu margen de ganancia puedes coloca cero también en este campo.
            12. Precio Venta + Imp(*): En este campo se coloca el precio a como venderás tu producto, si habías configurado el precio de compra y utilidad, este campo debió calcularse automáticamente, si no debes indicar su valor, como su nombre indica es el precio de venta + impuesto osea que debes sumar a tu precio el impuesto del producto. Si por ejemplo tu lo vendes a 100 y tu impuesto es del 10% realmente debes poner que tu precio de venta es 110, si no maneja impuestos puedes colocar el valor normal  si sumarle impuesto.
            13. Existencias: Este campo se usa para colocar la existencias iniciales de tu producto. Si no sabes las existencias de tu producto, no te  preocupes déjalo en cero que luego la puedes ingresar ya sea por un movimiento de compra o por un movimiento de entrada de inventario. Una nota importante es que este campo solo esta habilitado en la creación del producto, por eso si no ingresas el inventario acá luego lo haces por un movimiento de inventario que puede ser de compra o de entrada de mercancía.
            14. Método de Costeo: Es la forma como el sistema calculara el costo de un producto, actualmente la plataforma maneja dos tipos de conteo, uno de esos tipos es el último precio de compra done la  plataforma J4PRO coloca el costo del producto en base al costo de la última compra que se haya hecho del mismo. El otro método de costeo es el costo promedio donde el sistema promedia las compras del producto para determinar su costo.
            15. Maneja Inventario: Acá se configura si un producto es servicio o es inventariable, por defecto esta marcado como SI, que indica que el producto va a manejar existencias, si nosotros lo que queremos es que el producto que se va crear sea un servicio marcamos la casilla NO que indica que no va manejar existencias.
            16. Vender sin Existencias: Acá se configura si queremos que la plataforma nos permita o no bloquee la venta de productos con existencias en cero, si lo deja en SI la plataforma J4PRO no permitirá realizar la ventas pero el inventario quedará negativo, si lo ponemos en NO, la plataforma J4PRO no dejara realizar la venta de un producto con existencia en cero.
            17. Luego de haber ingresado la información de nuestro producto en el formulario por último damos clic en el botón guardar y así nuestro producto y/o servicio ha sido creado.
      1. Nota: Los únicos campos que son obligatorios de llenar en el formulario de creación de productos son:

            • Nombre del Producto
            • Precio de Compra: Debe estar con valor cero si no se sabe.
            • Precio de Venta: Debe estar con valor cero si no se sabe.

        4. Vídeo la para crear productos o servicios

Manual de gasto

Cada que se realice un gasto en nuestra empresa o negocio lo debemos registrar en J4PRO para que el sistema lleve una correcta contabilidad del gasto. OJO una compra y un gasto es diferente en J4PRO, la compra es la que con que afecta el inventario y lo gastos no. Normalmente los gastos son pagos de servicios.

Para ingresar u gastos en J4PRO es muy fácil:

Clic menú lateral izquierdo > “Gastos” > “Gastos”, el sistema carga el formulario para ingresar los gastos el cual para una explicación más fácil y académica, vamos a dividir en tres(encabezado, proveedor y gastos).

Encabezado

Encabezado Gastos

  1. Lo primero vemos es un suiche en donde podemos prender o apagar el Internet en nuestra aplicación manualmente, el botón del lado (con el circulo verde) nos indica si tenemos o no Internet, bien sea que lo prendamos o apagamos con el suiche o que por razones externa nuestro dispositivo no tiene Internet y lo debería mostrar gris.
  2. J4PRO sincroniza por defecto cada 60 segundos la información desde nuestro dispositivo a la nube pero si queremos hacerlo más rápido, lo podemos hacer manualmente dando clic en el botón “sincronizar
  3. No aplica
  4. Este botón nos permite agregar “anticipos” a proveedores, por ejemplo hacer un anticipo al proveedor de Internet. Para agregar dicho anticipo, clic en el botón y luego se busca el proveedor al cual se le generará el anticipo y luego clic en el botón “+” para generarle el anticipo. Clic aquí para saber más como administrar anticipos tanto en compras como en ventas.
  5. El “movimiento de caja” es para reportar una salida de dinero el cual sale de la caja general.
  6. El botón “comandos” le muestra en la combinación de teclas que puede utilizar para hacer atajos y su trabajo más rápido.
  7. Hay momentos en que estamos ingresando un gasto y está muy extenso, por eso queremos seguir ingresando la en otro memento. J4PRO te permite guardar dicho gasto con el botón de signo “+” para recuperar la y editarlo después en el botón que tiene el 0(cero). También es posible eliminarlo desde el botón con basura. Es de aclarar que este guardado se almacena en la memoria temporal del dispositivo.
  8. Para almacenar automáticamente mientras va digitado la factura.
  9. En el punto 7 hablamos de almacenar temporalmente el gasto mientras se están editando. aquí la podemos almacenar en la nube(es una forma de guardar más segura), también mientras se está editando el gasto.

Proveedor

Proveedor en gastos

  1. Nombre del proveedor del servicio, a medida que lo digital el sistema se lo busca en caso de que exista, pero si no existe, se puede crear en el botón “+” que muestra el punto 2.
  2. Botón para crear nuevo proveedor
  3. Digite el número de la factura del proveedor. Puede ser alfanumérico(letras y números).
  4. Fecha de expedición de la factura del proveedor.
  5. Fecha de vencimiento de la factura del proveedor.

Ingreso de gastos

Ingreso de gastos y servicios en J4PRO

  1. Este es el espacio donde se ingresan cada uno de los gastos detallados en:
    • Categoría: Aquí se digital el nombre del gasto,  el sistema ya tiene los que contablemente existe, así que a medida que usted va digitando el sistema le va filtrando.
    • Acciones: Acciones permite eliminar el gasto.
    • Descripción: Aquí se ingresa un descripción del gasto o servicio (es opcional).
    • Precio Uni: Aquí  se debe digita el valor del gasto o servicio.
    • Desc%/Valor: Aquí podemos ingresar un descuento que el proveedor nos dio de este gasto o servicio. Puede ser en porcentaje(%) o valor. En el caso de % solo se debe tener en verde el botón % e ingresa el valor. Y en el caso de valor se debe tener en verde el botón $ e ingresar el valor final en el cual el cliente me vendió el producto. Por ejemplo si el gasto  normalmente es de 100 y el proveedor lo rebajó hasta 90, este último es el valor que se debe ingresar.
    • Impuesto: Aquí se debe digitar en porcentaje(%) el impuesto. Si no tiene impuesto se ingresa cero.
    • Cantidad: Aquí se debe ingresar la cantidad de ese gasto o servicio que se está pagando.
    • TotalesTotal muestra un valor por unidad y con descuento en el caso que lo tenga y Total N entrega el valor de todos.
  2. Este botón permite agregar más lineas de gastos o servicios.
  3. Esta linea muestra el total de impuestos, total de descuentos y el subtotal general.
  4. Aquí se puede ingresar una nota del gasto en caso de necesitarse (es opcional)
  5. Botón de realizar la gasto, después de que todo está correctamente digitado, abrirá una nueva ventana donde se debe ingresar: medio de pago, origen de la salida de dinero(caja o banco) y centro de costos.
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