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Facturación electrónica: todo quedará en la nube

Facturación electrónica: todo quedará en la nube

¿Qué es eso de la facturación electrónica? y ¿A quién le interesa y por qué es tan importante?

La facturación electrónica es un nuevo sistema adoptado en el país a través del Decreto 2242 de 2015, compilado en el Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016 que tiene como objetivo “masificar el uso de la factura electrónica”. Y es que, actualmente todos los grandes contribuyentes están obligados a facturar como lo estipula la ley de la que hablabamos. Ahora bien, una factura electrónica es, en palabras de la DIAN, ante todo, una factura. Esto significa que tiene “los mismos efectos legales que una factura en papel”, solo que en este caso, y por muchas razones que ya conoceremos, se expide y se recibe en formato electrónico, o sea, como archivo que se queda en la “nube”.

¿Y, por qué facturar electrónicamente?

Este método permite una mayor transparencia y seguridad del seguimiento en cada una de las transacciones comerciales que realizamos, según la DIAN: “permitiendo el cumplimiento de las características y condiciones en relación con la expedición, recibo, rechazo y conservación”. Es decir que toda la información que exista sobre nuestra experiencia comercial, todas nuestras transacciones desde la compra del articulo más costoso hasta la más ínfima baratija, la adquisición de mercancías, insumos, canasta familiar; en otras palabras, cada generación de una factura quedará almacenada en un registro digital en el cual estará siempre segura y de forma accesible para cuando el contribuyente, llámese comerciante, empresario o consumidor final desee consultarla.

“Las empresas han realizado una apropiación tecnológica aplicando herramientas como inteligencia artificial, big data y analytics para manejar los datos y modelos de negocio. Esto le permite, por ejemplo al sector del comercio, agilidad en sus actividades comerciales teniendo acceso a liquidez y un manejo más robusto y preciso de los datos.”
(ECONOMÍA Y NEGOCIOS@ELTIEMPO)

Y es aquí donde por fuerza tienen que redefinirse aún más las múltiples variantes de las dinámicas comerciales en una relación más formal (más legitima) entre el comerciante, el consumidor y el estado. Una relación en la cual todos saben su posición y en la que la información transaccional juega el papel central. Saber en tiempo real el estado actual de tus transacciones, en el estado en que te encuentres y poder cumplir con tu declaración de renta sin tener que desplazarte y hacer largos trámites hasta la oficina de la DIAN, son algunos de los beneficios de facturar electrónicamente.

Uno de ellos, sino el más importante de todos, es el de contribuir con la protección y mantenimiento del medio ambiente natural. Al ser una factura digital el papel será prácticamente obsoleto y con él todo lo relacionado con el trabajo que costaba conservar dicha información almacenada, y el costo de mensajería, el de impresión de papel y los recursos asociados. Menos papel que almacenar equivale a menos gastos en dinero y más vida para el planeta, un negocio donde todos ganan.

Más ventajas

Facturas mejor almacenadas. Ya no tendrás riesgos con la pérdida o deterioro de documentos físicos, sumado a esto la posibilidad de fraude por la susceptibilidad que tiene la información (consignada solo en papel) de ser modificada, será minimizada significativamente.

Tendrás una gestión documental más eficiente, más exacta con tus cuentas. El gasto de papel será innecesario, por lo cual estarás contribuyendo con el cuidado y protección del medioambiente.
Consulta en línea. Tanto tú como tus clientes podrán consultar en línea y en tiempo real la totalidad y el estado de sus facturas electrónicas.
Facilidad en las transacciones. Ya no tendrás que gastar dinero en mensajería, ni invertir horas valiosas de tu tiempo en la tediosa tarea de trasportar y validar facturas físicas.
Mejoraras la trazabilidad y seguridad de las operaciones de tu empresa Mejora la gestión de cobro.
Y, cómo no, mejorará la relación entre tú, tu cliente y el estado.

Y por si aún quedan dudas de los beneficios, baste mencionar que para que no haya fraude y sea comprobable que estás al día con tu facturación, la DIAN estableció la firma digital como instrumento “que permite garantizar la integridad, autenticidad y no repudio de la factura electrónica”.

Dos caminos para facturar

Si eres contribuyente y no sabes cómo facturar de manera electrónica, tienes dos posibilidades de hacerlo —o quizá tres— a las cuales puedes recurrir dentro de la ley establecida. Puedes hacerlo directamente con el proveedor tecnológico desarrollado por la DIAN, o puedes elegir el proveedor tecnológico de tu preferencia para que se encargue de brindarte el soporte técnico eficiente, seguro y oportuno, que tu empresa necesita para operar tranquilamente, eso sí, siempre y cuando este proveedor cumpla los requisitos legales y sea aprobado por la DIAN. Y, quizá tres, porque hay soluciones alternativas como la solución j4pro. Uno de los más eficientes productos creados para estos fines, que te dá opción desarrollar tu propio software de facturación, para que tengas control de tu información comercial de forma segura, ágil, transparente y, sobre todo, de manera constante.

El año pasado el director de la DIAN, José Andrés Romero, aseguró que a los nuevos contribuyentes se les daría un plazo para empezar a facturar electrónicamente a partir de enero de este año.

Romero agregó: “No queremos meter más grupos a facturar, porque queremos estar seguros de que la gente, cuando entre, no incurra en gastos muy altos, y que tengamos un software de talla internacional”. Por esto se cerró un trato con las firmas Gosocket y Microsoft, con el fin de hacer la factura en la nube.

 

 

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